TIETOSUOJASELOSTE

EU:n tietosuoja-asetusta (GDRP) sovelletaan 25.5.2018 lähtien.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Rivieran Suomi-seurassa kerätään ja käsitellään jäsenten tietoja.

Jäsenten tiedoista pidetään jäsenrekisteriä, jota ylläpitää rekisterinpitäjä. Rekisterin tietoja käytetään ainoastaan seuran omassa toiminnassa kuten tiedottamisessa, yhteydenpidossa sekä jäsenmaksujen ja muiden suoritusten seurannassa.

Kun henkilö haluaa liittyä seuran jäseneksi joko yksin tai perheenä, hän lähettää seuran kotisivukoneen kautta ilmoittautumislomakkeen. Sen voi myös toimittaa muilla tavoin. Siihen hän täyttää tiedot, jotka hänestä itsestään/perheestään kirjataan rekisteriin.

Tiedot ovat:

- Nimi (tai nimet),
- sähköpostiosoite ja vaihtoehtoinen sähköpostiosoite (tarvittaessa)
- puhelinnumero ja vaihtoehtoinen puhelinnumero (tarvittaessa)
- katuosoite ja sen lisärivi
- postinumero ja postitoimipaikka, josta ilmenee talletettava asuinmaa
- jäsenyyden tyyppi: yksittäisjäsen tai perhejäsenyys
- tietojen julkistaminen: kyllä tai ei.


Henkilö kirjataan rekisteriin
jäseneksi sille päivämäärälle, jolloin hän on maksanut jäsenmaksun. Tällöin
hänelle lähetetään ”Tervetuloa”-kirje sähköpostilla.

Jäsenrekisteri on excel-työkirja ja se sisältää jäsen ilmoittamien tietojen lisäksi liittymispäivän sekä eroamispäivän. Niiden perusteella raportoidaan johtokunnalle jäsenten muutokset.
*) Excel-työkirja (tiedosto) on talletettu rekisterinpitäjän hallinnoimaan OneDrive-pilvipalveluun perustetun ”Rivieran Suomi-seura” -pääkansion alla olevaan alakansioon. Tiedot sijaitsevat myös rekisterinpitäjän tietokoneen muistissa. Tietokoneessa on
tehokas Norton-niminen suojausohjelmisto sekä salasanasuojaus.

Jäsenille lähetetään kaksi kertaa vuodessa, keväällä ja syksyllä, voimassa oleva jäsenluettelo, joka muokataan rekisterin tiedoista niin, että siinä on vain seuraavat tiedot: nimi, kaupunki, maa, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Mikäli jäsen ei halua tietojaan esitettävän luettelossa, niitä ei näytetä. Tällöin hänen jäsenyytensä näkyy ainoastaan seuran johtokunnalle tehtävässä raportissa, joka on edellistä hieman laajempi, mutta sisältää ainoastaan niitä tietoja, jotka jäsen on ilmoittanut ja jotka on viety rekisteriin.

Jäsenluettelossa olevat tiedot ovat tarkoitettu ainoastaan seuran sisäiseen käyttöön. Tätä tähdennetään jokaisen raportin yhteydessä: ”Vain jäsenille, ei saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle eikä käyttää myynti- ja markkinointitarkoituksiin.”

Kun henkilö haluaa erota seurasta, hän ilmoittaa siitä rekisterinpitäjälle suoraan tai johtokunnan jäsenen kautta. Henkilön/perheen tiedot poistetaan rekisteristä ilmoitettuna
eroamispäivänä. Tämän jälkeen hänen tietojaan ei säilytetä.

Seuran johtokunnan kokouksiin raportoidaan jäsenmuutokset *) sekä jäsenten kokonaismäärä. Samoin raportoidaan jäsenmaksujen suoritukset.


Jäsenten kannalta mikään ei muutu tähänastisesta käytännöstä eikä aiheuta mitään toimenpiteitä.


Rekisterinpitäjän tiedot:

Riitta Kilpelä
kilpelariitta(at)gmail.com
+358 400 472 363